Het bestuur streeft er naar minimaal per jaar met iedere beroepskracht een reflectiegesprek te houden. 
Hierin wordt het functioneren, de beroepshouding en het welzijn besproken. 
De datum wordt in onderling overleg gepland. 
Voorafgaand aan het gesprek vult de beroepskracht het reflectieverslag in. 
Minimaal twee werkdagen van te voren mail de beroepskracht dit aan de bestuurder met wie zij/hij een afspraak heeft. Hierdoor heeft de bestuurder tijd om zich voor te bereiden op het gesprek. 
Van het gesprek wordt door de bestuurder een gespreksverslag gemaakt (streven is om dit binnen 4 weken af t hebben) en gemaild naar de beroepskracht. Indien nodig is hier een plan van aanpak aan toegevoegd. 
De beroepskracht heeft 2 weken de tijd om wijzigen in dit verslag door te geven. 
Het verslag wordt bewaard in het personeelsdossier.